Mon stage d’observation en tant qu’assistante administrative par Fabienne
Société Domusio, Mr Raoul Van Nerum, Gérant.
Le premier jour
Journée d’apprentissage et d’observation du métier. Prendre connaissance de toute l’équipe.
Le deuxième jour
Classement et archivage
Scanner, photocopies
3ème et 4ème jour
Classement, archivage et encodage des achats-ventes de l’entreprise,
Scanner
Bilan
Durant le stage, j’ai pu observer le fonctionnement de l’entreprise et prendre contact avec les divers intervenants de l’entreprise.
J’ai pu me rendre compte comme le job était prenant et important. La durée du stage étant très courte, il était très difficile de pouvoir apprendre à gérer toutes les dossiers. Il faut préciser que c’est une petite structure où tout le monde est largement occupé dans son travail, voire débordé. On peut facilement ressentir le stress de chacun ainsi que les difficultés que peut rencontrer une telle entreprise. En effet, Domusio SPRL étant une entreprise de service, pour la rénovation et la construction de maisons et de bâtiments communaux. Chaque personne joue un rôle important dans la stabilité de l’entreprise; clients, fournisseurs, ouvriers et employés.
Interview de Mr Raoul Van Nerum
En quoi consiste le travail, quelles sont les tâches à accomplir ?
- Suivi administratif des dossiers de chantiers, des feuilles de route des ouvriers, facturation
- Relance et suivit de factures
- Encodage des factures ventes et achats
- Gestion de l’agenda du gérant
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Réponse aux appels téléphoniques
- Réception des ouvriers, fournisseurs, clients
- Logistique (matériel de bureau, machine à café, …)
- Relecture des dossiers
- Envoie de courriers, de mails, aux différents fournisseurs, aux clients..
- …
Décrire une journée type de travail ?
- Je prends note de mes mails,
- Facturation clients,
- Demandes de prix, des demandes de pose, j’ai des relations avec les transporteurs aussi.
- Je fais toutes les demandes d’autorisation de police,
- Je sers également de traductrice (trilingue)
- Gestion de tous les clients/fournisseurs
- Organisation de réunions,
- Filtrage de tous les appels du gérant,
- Classement et archivage
Quelles sont les qualités requises ?
- Organisation
- Réactivité
- Discrétion
- Aimable
Quelles sont les qualifications requises ?
Bac secrétariat
Existe-t-il des formations ?
- Formation de Promotion sociale
- Formation Forem
Quelles sont les plus grandes motivations à l’exercice du métier ?
Beaucoup d’autonomie, je gère ma journée comme je veux
Quels sont les plus ?
Les + : Vu la diversité (et la quantité!) de mon boulot, aucune journée ne se ressemble. De ce fait, la journée passe très vite. J’ai des clients que je gère de A à Z, du coup, le gérant n’a aucune idée de tout le travail que cela implique. Cela entraîne une certaine responsabilité que j’apprécie. J’ai des contacts avec tout type de personnes : employées de police pour les autorisations d’utilisation de la voie publique, architectes, pdg, ouvriers, ça brasse vraiment tout le monde et j’aime être en contact avec autant de variétés de personnes, puisque je gère des clients tant en Flandres comme en Wallonie
Quels sont les moins ?
Les -: Personne ne vérifie mon boulot… d’ailleurs, je ne suis pas sûre que le gérant aie conscience de tout le boulot que je brasse. Mon bureau est un vrai chantier!!! Et le salaire n’est pas en adéquation avec tout le boulot que j’ai (je viens d’arriver, mais j’envisage déjà une augmentation à la fin de l’année parce qu’entre le poste annoncé et les taches réelles à accomplir, il y a un océan!).
Quelles sont les évolutions possibles ?
Contrairement aux grandes entreprises, vu que nous sommes une petite PME, en tant que seule responsable et bras droit du gérant, il n’y a pas d’évolution possible.
Quels conseils peut-on donner à quelqu’un qui veut exercer ce métier ?
Etre très organisée, avoir une bonne gestion du stress, aimer le côté administratif et pouvoir s’adapter et se réadapter au fur et à mesure des événements de la journée.
Quelles sont les conditions de travail (horaire, …) ?
Logiquement, de 8h00 à 16 h, mais il est rare que l’horaire soit respecté. C’est en fonction de l’agenda du gérant, des rendez-vous ou du travail qui doit être impérativement fait dans la journée.
Quelle est le salaire de base ?
Le barème se situe aux alentours de 1800 € net.