Fiche métier réalisée par Karin
L’employé(e) polyvalent(e), comme son nom l’indique, doit être une virtuose de la bureautique et des tâches de secrétariat qui lui incombe : classement et archivages, accueil téléphonique et en présentiel, rédaction de courriers, etc. Dans le cadre de sa mission, il doit observer discrétion, minutie, organisation et autonomie.
Présentation complète
Mon expérience de stage
Dans le cadre de mon parcours de formation en orientation professionnelle, j’ai effectué un stage en entreprise d’une durée de 4 jours du vendredi 10 au mercredi 15 novembre 2017.
Celui-ci s’est déroulé au sein de l’entreprise Espace Plan B situé rue Gilles Magnée, 172 à 4430 Ans.
J’ai choisi cette structure car je voulais m’imprégner de l’ambiance d’une entreprise chaleureuse car ce n’est pas une simple entreprise mais bien une plateforme pluridisciplinaire offrant aux indépendants des cabinets spacieux, lumineux et équipés ; ainsi que diverses salles polyvalentes afin d’accueillir réunions, séminaires, formations, ateliers, ….
Cette plateforme est composée d’un espace bien être et d’un espace business dans un cadre très calme et cosy, décorée avec goût.
Ma première journée :
– prise de contact avec Coralie (agent médico-sociale) assurant le service à ½ temps.
– visite des locaux de l’entreprise.
– gestion de l’accueil des clients (entrée et sortie sécurisée), du téléphone, des mails…
– explication de son travail et des programmes utilisés (Outlook, Publisher, Facebook, Photo Filtre,…).
– vérification de l’agenda pour les locations salles, des notes de service de sa collègue et demandes des praticiens…
– préparation des salles de locations : agencement selon le(s) désir(s) du (des) client(s) càd montage et démontage des tables et chaises selon un schéma précis.
Ma deuxième journée :
– gestion de l’accueil des clients (entrée et sortie sécurisée), du téléphone, des mails…
– informer les différents clients, les orienter et les guider vers l’espace approprié + les renseigner sur les produits bien être exposés au comptoir.
– vérification de l’agenda pour les locations de salles, des notes de service de sa collègue et des demandes des praticiens…
– préparation : de la salle de réunion, des buffets lunchs et création des sandwichs pour les différentes formations prévues, prise de photos pour constitution des dossiers « location client »
– démontage et rangement du matériel des salles de locations + nouveaux préparatifs pour les pauses des formations de l’après-midi.
Ma troisième journée :
– prise de contact avec Brigitte (l’assistante chargée de communication) assurant le service à ½ temps et référente de stage.
– pulvériser dans l’espace une huile essentielle pour une ambiance de relaxation, de convivialité…
– revisite des locaux de l’entreprise avec un groupe de stagiaires en réinsertion professionnelle (demandeurs d’emploi) avec explications à l’appui + informations à la demande selon les questions des visiteurs.
– gestion de l’accueil des clients (entrée et sortie sécurisée), du téléphone, des mails…
– réception des divers courriers et des colis…
– observation de la rédaction de la facturation avec le programme KOALABOX en fonction des locations déjà effectuées.
Ma quatrième et dernière journée :
– pulvériser dans l’espace une huile essentielle pour une ambiance de relaxation, de convivialité…
– gestion de l’accueil des clients (entrée et sortie sécurisée), du téléphone, des mails, réception des divers courriers et des colis…
– démontage et rangement du matériel des salles de locations passées + préparation des salles pour les nouvelles locations prévues de la journée.
– observation de la rédaction de la facturation avec le programme KOALABOX en fonction des locations déjà effectuées.
– création des fiches/dossiers des nouveaux clients avec factures récurrentes (càd à date régulière) + mail de bienvenue.
Remerciements à Madame Cécile DEWEVER (gérante de cette belle entreprise) ainsi qu’à son personnel actif Madame Brigitte TALMAN et Mademoiselle Coralie Marck pour l’accueil chaleureux, leur patience et également leur gentillesse.
Interview d’un professionnel
- Présentez-vous et quelle est votre activité professionnelle ?
Je m’appelle Brigitte TALMAN et suis assistante chargée de communication.
- Comment êtes-vous devenue assistante chargée de communication ?
Je suis graduée en communication et en même temps, j’ai une activité complémentaire dans le domaine du bien-être.
Donc, ce poste d’assistante chargée de communication sur une plateforme pluridisciplinaire rencontrait tous mes objectifs professionnels.
- A quel endroit travaillez-vous ?
A l’accueil, dans un espace ouvert, avec beaucoup de contacts clients et des tâches variées.
- Quel est votre horaire habituel ?
Il est de 2 jours : 9h-16h30 et 1 soirée par semaine.
- Comment débute votre journée et quelles tâches effectuez-vous quotidiennement ?
En arrivant, mettre la musique bien-être (important pour les salles d’attente), lecture des mails, facturation des événements ayant eu lieu la veille, préparations des salles et rangements, …
Recherches de clients potentiels
Présence sur les réseaux sociaux
Mise à jour des agendas,…
- Travaillez-vous seule et qui côtoyez-vous ?
Oui, je travaille seule et en équipe donc je côtoie différentes personnes.
Nos clients + les clients de nos clients.
- Quels sont les qualités requises pour ce métier ?
Les qualités requises pour ce métier sont l’ouverture d’esprit, la proactivité, être consciencieuse, avoir une bonne écoute et de la créativité, être sociable, dynamique,….
- Quelle(s) est (sont) la(es) principale(s) qualité(s) du métier ?
L’ouverture et l’écoute.
- Quelles sont les raisons de votre choix pour ce métier ?
La diversité des tâches, développer la créativité, le domaine d’activité…
Quels sont les + et les – ?
Que du positif, je ne voudrais pas un autre job.
- Que conseillez-vous aux personnes qui veulent exercer ce métier (recette ou stratégie qui fonctionne…) ?
D’être ouvertes, de toujours vouloir apprendre, d’aimer les gens, d’être empathique.
- Etudes et formations à suivre pour accéder au métier ?
De communication.
- Autres ?
Non.
- Plan d’embauche utile?
Ça peut être intéressant.
- Régime de travail ?
A mi-temps.
- Y-a-t-il des possibilités d’évolution ?
Non.
- Faut-il un véhicule ?
Comme nous sommes bien desservis niveau transport en commun, le véhicule n’est pas nécessaire.